第三季度的RFP高峰期即将来临。随着企业数字化升级和对差旅管理效率与成本控制的不断关注，一些企业和组织开始探索利用数字化工具进行全流程串联差旅管控，以便更好地实现差旅管理目标，因此，数字化RFP工具也成为企业的新关注。
企业差旅管理公司（TMC）在差旅管理生态链中扮演着不可替代的作用，包括为企业客户进行酒店价格谈判、行程预订、合规管理、紧急支持等。与此同时，我们也观察到越来越多的企业选择直接向酒店进行询价，尤其是与热门差旅目的地的酒店进行合作。甚至，有一些大型企业开始采用内部平台来管理员工的差旅行程，以更好地控制成本和提高效率。
一、企业已在探索RFP数字化
我们观察到，很多企业和酒店之间渴望能够直接对话，商讨合适的价格和合作方式。就如求职者与雇主直接谈薪资一样，企业和酒店之间的直接交流，有利于双方理解彼此需求核心，实现高效匹配。但同时，目前市面上较多企业差旅经理还是通过人工线下沟通、自行处理事前预算、事中审批、事后分析等三大事项，并投入大量时间进行需求确认、多方比价、价格商讨、和RFP协议制定等工作。线下沟通带来包括信息分散、低效繁琐、出错率高的问题，而通过使用数字化平台，差旅经理可以更轻松地管理这些任务，使得RFP流程更专业、更便捷。在避免线下出错的同时，还能提供数据分析和报告，帮助差旅经理做出基于数据的决策，优化差旅管理策略。基于企业历史消费数据、协议酒店数据，数字化平台进行智能分析，帮助差旅经理自动分析企业差旅主要目的地，再根据这些信息来智能匹配最合适的酒店，从而方便员工出差，获得更好的差旅入住体验。
随着企业数字化升级转型，更多的企业希望线上化以达到降本增效，满足合规等各方面的诉求。根据去年携程商旅的调研数据，超过90%的企业关注数字化，今年的调研数据显示，近60%的企业已经在差旅管理方面推行数字化转型，在差旅管理、员工管理、合同管理、客户服务和规模扩张等方面都离不开数字化的身影。而差旅管理的数字化，涵盖更多地使用在线预订工具（OBT）一站式预订机票、酒店、租车、会议等场景，将“行前、行中、行后”的完整数据链打通，对差旅过程进行数字化监控。它还包括及时完整的差旅报告和分析、数字化差旅采购等真正体现差旅管理价值的方面。我们将聚焦数字化差旅酒店采购对差旅经理的价值。
二、RFP线上化对差旅经理的价值
１.降低差旅成本
企业差旅管理经理面临着商务环境和公司目标不断变化的挑战。其中，帮助公司节省差旅成本、差旅预算合规管控是差旅经理的重要任务之一。他们需要寻求符合企业定制需求的酒店合作伙伴，并争取到优惠价格。通过与酒店谈判合作，拿到优势价格以降低成本。数字化工具提供实时数据报告，帮助差旅经理监控费用并及时调整措施以进一步节省开支。数字化RFP工具可以分析企业的往年差旅数据，基于企业差标及主要差旅地点，精准定位目标城市和酒店，兼顾酒店覆盖和价格优势的平衡，从众多酒店中推出最合适的酒店，并按推荐率排位。企业可以避免大海捞针的费时费力，也不再局限于少数供应商的选择，从而获得商旅方案最优解。德比软件RFP管理工具拥有超10万家酒店数据库，为差旅经理精挑细选，提升酒店覆盖率，还提供同标准酒店历史数据趋势对比，同屏展示多家酒店报价，协助企业拿下更合理的价格。
２.提升满意度
除了节约成本，差旅经理还致力于确保员工差旅服务和流程满意度。首先，员工需要舒适、便利、符合需求的住宿环境，数字化RFP工具帮助差旅经理选择的酒店符合员工的出差需求，让员工用符合差标的价格住更好的酒店，包括星级优质服务、配套设施完备、环境优良、饮食地道等。
其次，员工需要安全的入住体验。数字化RFP工具协助差旅经理尽力为员工争取更好的价格之外，还通过个性化标签来标记更符合企业商旅行为、更符合企业安全需求的酒店，协助差旅经理找到安全可靠的酒店进行合作。德比软件凭借20年的经验和自动生成的行业级黑名单，能自动筛选潜在安全隐患的酒店。
３.合规管控
首先，为了确保员工遵守合规要求，避免舞弊行为和流程漏洞，德比软件的RFP工具提供了全流程监控功能。在数字化RFP工具的模板中，对酒店星级、服务内容、预订要求等都可以做设定，确保提供给员工的酒店符合公司差旅标准规定。
其次，供应商的履约合规也通过数字化RFP有了解决策略。比如，当酒店需求旺季、出现目的地酒店已售空企业所需房型时，我们丰富的数据库会自动核实目标酒店、目标房型的可用性代码，实现流程透明化，从系统上确保酒店所提供信息的真实性，增加企业和酒店之间的互信。
最后，RFP工具还能满足ESG（环境、社会和公司治理）对无纸化办公的合规要求，为企业在可持续发展方面提供支持。通过采用无纸化办公方式，差旅经理可以减少纸张消耗，节约资源，并降低碳排放。这种环保措施与企业的ESG战略相契合，有助于提升企业的可持续性表现。无纸化办公还提高了效率和数据管理的准确性，为企业打造更智能、更绿色的差旅管理流程。
三、探索新工具，解锁新模式
有了这样的数字化工具，是否表明企业可以完全直接向意向酒店发送RPF询价了？我们认为，企业应该根据自身差旅情况的特点，采取不同的策略。针对自身酒店订单需求量大的城市，可以考虑直接向酒店通过在线RFP工具询价。这些热门目的地通常具有更大的订单量和更长的住宿时长，同时也存在更多的定制化需求，因而需要与酒店进行沟通。通过双方直接对话，能够提高效率，并增加实现成交和长期合作的可能性。双方都能从中获益，实现共赢。而对于订单需求量不稳定的目的地，由于企业提供的订单数量较少，很难获得满意的优惠价格，即使成功进行谈判，也有可能无法实现原计划的订单量，难以维持良好的后续合作。我们建议企业委托专业的TMC进行谈判，以降低人力成本，利用TMC的生态位优势，帮助企业更好地运营与酒店的关系，共同实现降本增效的目标。
德比软件深耕酒店行业，利用数据和数字科技赋能旅游行业。面对当前企业所面临的合规管控风险、降本增效等诉求，德比软件全新推出数字化RFP管理工具，为您的差旅管理保驾护航，助您实现数字化升级转型。
1. 限时免费使用。只需在8月底前报名成功，即可享受RFP工具2023年内免费使用的特权，助您轻松实现降本增效。
2. 当日开通。申请当天24小时内即可开通使用，无需等待漫长的审批流程，让您立即体验。
3. 一对一专人服务指导。我们深知每个企业都有独特的需求，因此我们将提供专人一对一指导，确保您能充分发挥RFP管理工具的潜力。
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企业差旅经理为什么纷纷使用数字化RFP工具？