从企业卡到商务休闲游:差旅对平衡员工需求和企业成本有了更高要求

40%的员工表示,如果对旅行过程没有话语权,则宁愿不出差。

【环球旅讯】恢复差旅是许多企业的优先事项。最近,差旅管理及费控公司SAP Concur财务副总裁Brian Vance与咨询公司安永董事总经理Pete Desiato、工业巨头开拓重工(Caterpillar)间接服务采购经理Julie MacFarlane和消费品公司品谱集团(Spectrum Brands)共享服务高级总监Tammy McEntire就几个重要的旅行话题举行了一期专家会谈。

讨论话题包括:什么时候差旅是必要的?商务休闲游正在兴起,如何公私分明?如何平衡员工需求与企业成本?

1. 哪些差旅是必要的?

根据上述几位高管的讨论,员工已经从对旅行感到担忧和焦虑,转变为渴望重返差旅。根据最近的一项调查,45%的受访者认为,他们无法单纯通过线上方式发展或维持业务关系,这可能会影响新老客户的获得和留存。

究竟哪些差旅是必不可少的?Desiato建议考虑以下四个因素:

· 它是否有益于加强商业关系?

· 它能否带来收益?

· 差旅的时间和频率是否合适?

· 旅行是否安全?

Desiato认为企业很难算出商务旅行的投资回报率,但他建议企业在派遣员工出差前评估这四个问题,以帮助企业建立和维持内部和外部的关系,确保“应出尽出”。

2. 商务休闲游浪潮下的公私分明

随着差旅逐步恢复,旅行的高时间和财务成本也促进了商务休闲游的兴起。调查发现,89%的受访者计划在未来12个月的商务旅行中加入个人行程。

商务休闲游对于员工来说是一项重要福利。然而,这种做法可能会带来风险,所以区分企业商务部分和个人休闲部分很重要。对此,Vance分享了三条建议:

· 重新沟通或制定公司的商务休闲旅行政策。

· 企业认真审核开销,确保只报销与工作相关的费用。

· 使用人工智能(AI)和机器学习(ML)相结合的方式来审计异常的费用报告。

MacFarlane认为,利用AI和ML赋能的审计解决方案,企业能够看得更全面,及时发现潜在的不合规行为,并防止它再次发生,在让员工享受商务休闲旅行福利的同时也变得更谨慎。

3. 企业也要倾听员工的声音

考虑到重返旅行会带来相关风险,员工们希望对旅行拥有发言权。企业也都认同在这个问题上与员工积极沟通的重要性。40%的员工表示,如果对旅行过程没有话语权,则宁愿不出差。

McEntire表示,在重启差旅的过程中,公司需要积极倾听员工的声音并据此适时调整、灵活变通,利用新的工具和服务,并确保顺畅的反馈机制。此外,他认为充分利用企业卡是差旅管理的关键。企业卡在帮助员工和公司收集权益的同时,可以让企业清楚地知道差旅开销明细、减少员工需要提交的收据。

4. 平衡灵活性与成本控制

对于差旅,员工都希望能有一定的灵活性,以获得安全感,但企业同时也要注意控制成本。商务旅行者主要关注以下几个方面的灵活性:

· 偏好的住宿和旅行方式

· 旅行的时长

· 旅行计划的灵活性

这一切都归结为如何在满足旅行者的需求和企业的成本效益之间取得平衡。

McEntire认为,企业应该尽量根据员工的偏好寻找供应商并协商差旅协议。不过,差旅和费控最好统一平台,以方便企业提取和分析数据。 

参考资料:
Kiersten Conner. (October 8, 2021). 4 Insights for CFOs as Travel Costs Emerge. SAP Concur.

陈聪
陈聪

环球旅讯 编译

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